マネジメントに役立つ1on1ミーティングの目的と進め方

マネジメントで『1on1ミーティング』が役立つ

企業が継続的な成長を続けるためには、マネジャーが核となり、目標達成に向けチームの結束力を高めることが大きな要素の一つです。

チームをまとめるにはマネジャーが部下1人ひとりと向き合い、上司と部下のコミュニケーションの量と質を高めていかなければなりません。

そこで注目されているのが「1on1ミーティング」です。

ミーティングの場では、1対1の対話において部下の仕事に対する考えや意見、思いなどを引き出していきます。上司と部下の密な会話で、部下の自立を後押しすると共に個人や組織の問題の早期発見も期待できます。ひいては組織全体のパフォーマンスUPにも繋がる、それを叶えてくれるのが「1on1ミーティング」なのです。

1on1ミーティングとは？

一般的に通常のミーティングは、業務やプロジェクトの進行が主なテーマとなり、それらの進捗状況の報告や改善策を議論し合うものですが、「1on1ミーティング」は、『部下が主役になる』1対1の面談です。

上司が部下の話をしっかり聞き出し、仕事の現状や問題点、個人的な悩みまで幅広くすくい上げることがポイント。基本的に「部下個人」にフォーカスしたミーティングにならなければなりません。

1on1ミーティングの目的と意味

1on1ミーティングを実践する大きな目的の１つは「信頼関係の強化」にあります。上司と部下のコミュニケーション量を増やせば、自然と関係性は密になっていきます。

また、コミュニケーションの質も大切です。上司は、普段の会話だけでは得られない仕事やプライベートにまつわる悩みや思いを引き出し、部下への理解を深めていかなければなりません。

そのためには、1on1ミーティングを「部下が自由に思いを伝えられる場所」にすることが大切です。話しやすい環境を作り、部下メインで話してもらうことで、本人の主体性を育み、「満足度・幸福度」の高まりが期待できます。それが、メンタル強化、離職防止、ゆくゆくは組織全体の生産性向上へと繋がるのです。

1on1ミーティングのメリット・デメリット

メリット

問題の早期発見

部下メインのミーティングでは、当然部下が抱える仕事の悩みや現状の問題意識、モチベーションの確認等が主となります。

そこで出た部下の言葉は、“これから襲いかかるかもしれない最悪の事態“の火種かもしれません。火種の時点で問題に気付き、早期に対処・解決することで危機回避できる可能性がグっと高まります。

コミュニケーションの促進、活性化

1対1で部下の悩みや感情を受け止めることは、部下にとって大きな心の拠り所になります。

普段の業務では話しづらいことも1on1ミーティングという場所では心を開き、些細なことまでさらけ出してくれるかもしれません。そういったコミュニケーションは、互いの関係性や絆を強くし、ひいてはチーム全体の活力向上につながります。

デメリット

下手なやり方では信頼関係を損なう

下手なやり方の典型例として、「上司ばかり話してしまう」、「世間話に終始する」、「説教になってしまう」などが挙げられます。

これらは、部下の本音を聞き出せないばかりか、部下にとって1on1 ミーティングが「無意味」なものになり、「不満」や「ストレス」を与えてしまう原因になりかねません。間違ったやり方では、逆に互いの心が離れ、信頼関係を損ねてしまう恐れがあるので注意しましょう。

そもそも時間がかかる

通常業務とは別に時間を要してしまうのもデメリットの一つです。部下が多ければ多いほどミーティングの時間は増えるため、普段の仕事をより効率的に進める必要があります。

また、1on1 ミーティングの効果を実感できるまでには、長い道のりを要します。一朝一夕では実感できないからこそ確実に信頼関係を築き、成果に繋げなければなりません。
費やした時間の何倍ものリターンを得る必要があるため、1on1 ミーティングをやる際には正しいやり方が重要となるのです。

1on1ミーティングの進め方とポイント

効果的な1on1 ミーティングにするために、守るべきポイントがいくつかあります。
ここでは、ミーティングの始まりから順を追って進め方のポイントを紹介します。

ステップ① アイスブレーク

まずは、本題入る前に部下の心をほぐし、話しやすい雰囲気作りから始めます。心身の調子を聞いたり、プライベートの話題で緊張をほぐしていきます。

できれば、事前に部下の仕事ぶりをよく観察したり、周囲からの情報を収集して、部下の成果や頑張りを把握しておくといいでしょう。
その上でミーティングの際に、ねぎらいや賞賛の言葉を感謝を込めて伝えるとさらに効果的です。

部下は「自分のことを見てくれている人がいる」「自分の頑張りが認められている」と感じてくれるはず。前向きな気持ちでミーティングに臨んでくれるようになります。

緊張を緩和できる話題と部下への感謝から、ミーティングの雰囲気作りをはじめてみましょう。

ステップ② 目的を共有する

1on1ミーティングを行う意味や目的を明確にし、部下に伝えることで、本ミーティングの存在価値、必要性を共有します。

1on1 ミーティングは上司と部下の相互理解を深め、部下の成長とチームのパフォーマンスを最大化するための場所です。ただし、人は得てしてすぐ目的を忘れてしまい、「一体何のためにこのミーティングをやっているんだろうか？」と迷走しがち。だからこそ、毎回「目的」を必ず言葉にして口に出すようにしましょう。

ステップ③ テーマを聞く

毎回の1on1 ミーティングには具体的なテーマが必要です。その際、大事なのは事前に部下にテーマを決めさせること。

「最近のモチベーション状況」、「プロジェクトにおける問題意識」、「自分が考える理想の未来像」などの中から具体的に話すテーマを決めてもらいます。その上で、ミーティングに臨ませると、より部下の主体性が向上し、ミーティングが実りあるものになります。

ステップ④ 深掘り・整理する

部下が挙げたテーマに対し、上司は深掘りしながら解決へと導く質問を投げかけます。

「その問題を解決するために今やるべきことは？」、「理想に近づくために学ぶべきことは？」など。あくまで、部下に考えさせながら適切なサポートに徹するのが大事なポイントです。　　

途中、テーマが広がりすぎて混乱してしまいそうなら、一旦整理しテーマを絞るのもマネジャーの役割です。

ステップ⑤ 振り返る

1on1ミーティング最大の盲点が「ミーティングの振り返り」。効果性向上、形骸化防止のためには必ずやっておかなければなりません。

今回のミーティングでの気付き、学び、感想はもちろん、ミーティングの進め方についても部下から意見をもらいましょう。「マネジャーが話してばかりいないか？」、「どうすればもっといい進め方になるか？」などを聞き出します。そして、意見、コメントをしてくれたことに感謝を述べることも大切です。

「振り返り」は、今後、実りのあるミーティングにするために絶対必要です。忘れずに実践してください。

1on1ミーティングでの質問・話す内容

多くのマネジャーが不安に思っていることが「何を話せばいいか？」という点。それを解消してくれるのが以下のマトリクスです。

「業務・個人・組織」×「過去・現在・未来」の合計９つのマスを使って考えると、テーマが思いつきやすくなります。図では、各マスにおいて話すといい内容を幾つか例示しています。参考にしてみて下さい。

マネジャーと部下の会話は、往々にして同じような内容になり、マンネリ化しがちです。だからこそ、このマトリクスを上手く活用することで、いつもは話さないような新鮮な会話に発展させることができ、ひいては大きな気づきや学びに繋げていけるでしょう。

1on1ミーティングはマネジメントの重要な要素の１つ

正しいやり方によって1on1 ミーティングを行えば、マネジメントの効果性は大きく向上します。つまり、1on1 ミーティングはマネジメントの重要な要素の一つなのです。

ここで紹介した進め方やコツをもとに実践しつつ、自分に合った「1on1 ミーティング」のやり方を構築していってください。必ずやあなたのマネジメント力が大きく飛躍することでしょう。

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