メールでのコミュニケーションは、細心の注意を払うこと

社内外問わずメールでのコミュニケーションが当たり前になった時代です。送られた情報は、読み手の受け取り方に委ねられます。受け取る側がどう思うかを考えて送ることが大切です。

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from 西野浩輝

コミュニケーションは、相手の気持ちを思いやることが重要です。

そのことを頭ではわかっているのに、実践が伴わない営業マンを結構みかけます。あなたは、1本のメールでお客様を失うという事実を理解していますか?

手軽なツールに潜むリスク

お手紙や葉書だと、季節の挨拶から始まる丁寧な文章になります。日常使わないような言葉を敢えて使うことで、礼儀を示しますよね。

ところがメールというのは簡易な通信手段であるがゆえに、その礼儀がおざなりになりがちです。忙しいビジネス社会だからこそ、用件を端的に相手に伝えることが重要であることは間違いありません。その通りであり、そうすべきです。

しかしコミュニケーションは、伝える情報や言葉のトーン、発信者の表情・受け手側の表情等を含めて理解し合うことで成り立っていますが、メールというのはコミュニケーションの要素の「情報」だけに特化した手段です。その他の要素を全て削ぎ落しているのです。そのために端的過ぎる文面では、どんなに丁寧な言葉を使っても非常に威圧的な冷たい印象を与えかねません。

実はあなた自身も、受け取ったメールに対してそういう印象を受けた経験があるはずです。自分が同じことをしている可能性があると、気付いていないだけかもしれません。

定型文の活用も効果あり

メールの文面を丁寧にするために、長めに書くことをお勧めします。それだけで、威圧感が無くなります。

ありきたりの「お世話になっております」や「今後ともよろしくお願いいたします」という文言も有効です。効率主義に偏っている人から、「そんなことをいつまでもしているからダメなんだ!」と反論されそうですね。

しかし相手がお客様であるということと、人は理屈の前に感情で動くということを忘れてはいけません。

どんなに優れた提案でも、嫌な奴だと思っている営業マンが持ってきたら直ぐに「YES」とは回答しないのが人間です。

「お世話になっております」と入力するのが面倒ならば、「お世話になっております」を単語登録しておけばよいですね。もしくは、定型のメールにひな形を作っておいて、本文だけを作成すればよいだけです。

肝心なのは、メールを受け取ったお客様の気持ちです。

分からなくなったときは、原点に戻りましょう。

西野浩輝写真マーキュリッチ代表取締役
西野浩輝
「人は変われる!」をモットーに年間150日の企業研修をおこなう教育のプロフェッショナル。トップセールス・経営者・外資系勤務など、これまでの自身の経験を活かして、グローバルに活躍できるプレゼンター人材の輩出に取り組んでいる。
西野著書写真

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