商談メモは記す事が目的ではなく、真意を理解すること

お客様の話を自分の言葉に置き換えて理解すること。商談メモの一番の目的はこれです。お客様はあなたのメモを取る姿をみて「自分の伝えたいことが伝わっている」と思います。逆にメモを取らない営業パーソンをみると「分かっているのかな?」と不安になるものです。また、メモを取る営業は「お客様が何を求めているのか、何を話しているのか」を理解しながら聞き、書き取る能力が必要になります。

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from 西野浩輝

お客様との打ち合わせをしている最中に、あなたは何をしていますか。もちろんノートに打ち合わせ内容を記録しながら、お客様のお話を聞き洩らさないように耳をすませていることでしょう。

書くことに必死になり過ぎて、お客様をいらいらさせたりしてませんか?

逆に、ノートも取らないなんて大丈夫なのかと、不安がられていませんか?

ノートを取るのが下手な人

お客様との打ち合わせ後に、帰社してノートを見返したら「?」ってなる営業マンが少なからずいます。そういう営業マンは、直ぐに電話で確認するのが恥ずかしくて、しばらく放置してから「あの件ですが・・・」と確認の電話をする場合が多いようにみえます。

でもこれって、お客様との信頼関係を壊す行動ですよね?お客様としては、「今頃何を言っているんだ?大丈夫か?」と、不安になるばかりです。そんな営業マンと継続してお付き合いをしたいと思う訳がありません。

このように他人事としてなら、簡単に理解してもらえると思うのです。いざ自分がその立場に立つと、同じ行動を取る人っているんですよね。何故なのでしょう。

それは、思い上がりからくる油断なのです。

自分はお客様と上手くコミュニケーションが取れている。もしくは、誰とでも上手くコミュニケーションが取れるから大丈夫と、自信過剰になっているからです。だから、後になって分からないことがあれば、電話して聞けば良いと高を括っているのです。

上手にノートを取るということ

では、ビジネスにおいて上手に記録を残すにはどうすれば良いのでしょう。

打ち合わせ内容を、一字一句記録するのは不可能です。

そこで、常に自分の言葉に変換して要約する習慣を身に付けることを勧めます。
言葉を変えることで、真意が確認できることって意外と多いですよ。

例えば「明日の朝までによろしく!」と言われ、「明日の朝一番に納品をご希望なんですね」と応えると、「いやいや、午前中でいいんだよ」なんて返事が返ってきたりします。そして、最後には打ち合わせ内容を確認することも大事です。

慎重な仕事をする営業マンとしての姿勢を示せれば、お客様からの信頼が高まりますよ。数日後に打ち合わせ内容を確認するような愚かな行為から、一刻も早く卒業しましょう。

西野浩輝写真マーキュリッチ代表取締役
西野浩輝
「人は変われる!」をモットーに年間150日の企業研修をおこなう教育のプロフェッショナル。トップセールス・経営者・外資系勤務など、これまでの自身の経験を活かして、グローバルに活躍できるプレゼンター人材の輩出に取り組んでいる。
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