メールで真意を伝える際は、5W1Hを意識した丁寧な文章を送る事で双方の理解を一致させる

メールで真意を伝える際は、5W1Hを意識した丁寧な文章を送る事で双方の理解を一致させる

メールで真意を伝える時、なるべく誤解がないように丁寧に書くことが求められます。ただ、回りくどく慇懃無礼な文章になっては相手に伝わるどころか混乱を招く恐れがあります。

メールで真意を伝える際は、5W1Hを意識した丁寧な文章を送る事で双方の理解を一致させる 

from 西野浩輝

人と会って会話している最中ならば、分からないことがあれば直ぐに確認することができます。会って話をしているのならば、相手の表情から理解できているかどうかを確認して、情報を追加したり、言葉を変えたりして説明することができます。

しかし文章でやり取りをするときは、相手の顔も見えず、真意を理解するのはなかなか大変です。その代表がメールでのやり取りです。

ビジネスメールは難しい

お客様から、「明日相談したいことがあるので、午後に弊社においでいただくことは可能でしょうか」というメールが来ました。

この短い文面をどう理解できるかは、メールをもらう前の状況によって大きく変わります

例えば取引の交渉をしている最中ならば、契約条件についての相談ではないかと推測できます。トラブル処理をした後ならば、損害についての交渉かなと推測できます。

このように状況に応じていろいろと考えられるのですが、あくまで推測です。

実際に会って話をしているのなら、顔の表情や口調等の情報からより正しく推測できるでしょうし、「どのような内容でしょうか」と直ぐに確認することもできます。メールの場合、「どのようなお話でしょうか」と返信することも可能ですが、相手が直ぐにそのメールに気付いて返信してくれるかは分からないのです。

返信が来ても「契約のことで」という内容だったら、更に疑問が膨らむ結果になってしまいます。

ビジネスメールでお互いの真意を理解するのは、実は結構難しいのです。

5W1Hを丁寧に書く

分かり合うのが難しいビジネスメールだからこそ、少々堅苦しくて長い文章になったとしても、5W1Hを意識した丁寧なビジネスメールを書くようにすべきでしょう。

このくらいは書かなくても分かるだろうという意識は捨てて、丁寧に書くべきです。理解し合えないと無駄な時間を費やすことにもなり兼ねません。

お客様のメール内容を誤解し、用意した資料が全て無駄になるなんていう事態は避けなければなりません。

急がば回れの精神で、メールを書くときには内容を確認しながら時間をかけて作文しましょう。

 

西野浩輝写真マーキュリッチ代表取締役
西野浩輝
「人は変われる!」をモットーに年間150日の企業研修をおこなう教育のプロフェッショナル。トップセールス・経営者・外資系勤務など、これまでの自身の経験を活かして、グローバルに活躍できるプレゼンター人材の輩出に取り組んでいる。
西野著書写真

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